in data 8 luglio si è svolta presso casa mia la prima riunione del "communication team" di GoKick, del quale, per investitura istituzionale, sono diventato coordinatore. come primo passo verso un'ottimale gestione del lavoro mi sono dato il modesto appellativo di "lord of darkness" (per gli amici francesi bûcheron de la communication, taglialegna della comunicazione ).
lo so cosa pensate: "ahahahahahah, tu coordinatore della comunicazione di gokick? poveri loro". invece sono contento e orgoglioso di essere stato scelto, sia per le parole introduttive di dani nella primissima riunione di stato di avanzamento dei lavori "...per capacità tecniche e culturali abbiamo pensato a davide", sia perché mi voglio mettere alla prova nella gestione della mia parte di competenza.
fino all'investitura non è che fossi estraneo a questo genere di ruolo, anzi, ufficiosamente ero il capo progetto "blog" (sia per quanto riguarda la creazione, la gestione tecnica e la gestione dei contenuti), ma problemi di comunicazione interna hanno portato ad un accavallarsi di competenze, date, corsa all'iniziativa che avrebbero destrutturato un normale flusso di lavoro, figuriamoci quello di una community che non se lo era ancora dato (qui è colpa mia perché mi sono lasciato sfuggire alcune cose di mano e non avrei dovuto).
per riparare (e su spinta di luìs e dani) ho organizzato la suddetta riunione durante la quale ho cercato di indirizzare i lavori, facendo emergere grazie alla partecipazione degli invitati, problemi, soluzioni, sviluppi futuri sia nell'ambito della community (ma di questo se ne occupano luìs, pietro e dani), sia (ovviamente) nell'area di comunicazione: blog, forum e comunicazione interna.

gente valida e motivata

primo passo: circondarsi di gente valida e motivata. ecco chi ho scelto come miei fidi collaboratori: jérome, mario, fab e mattia per il blog; luìs, pietro (come amministratori), tony, aurélien e sempre mattia (come moderatori) per il forum.

newsletter settimanale

secondo passo per un'efficiente collaborazione: la newsletter settimanale ufficiale del gruppo di comunicazione. è un appuntamento a cui cercherò di abituare me stesso e tutti i miei collaboratori: elenco delle attività persona per persona con precise scadenze, avanzamento dei lavori, nuovi progetti. ecco, in breve, di cosa ci occuperemo in queste prime fasi di nascita del gruppo:

1. operazione "mastrolindo": formattazione e pulizia dei posts già pubblicati nel blog secondo linee guida condivise. ogni collaboratore è chiamato a prendersi in carico i propri testi. un modo per prendere confidenza con la piattaforma wordpress e per abituarsi ad aderire alle linee guida. scadenza: domenica 18 luglio 2010.
2. operazione "io tubo, tu tubi, egli tuba": trasferimento dei video di GoKick dall'account di luìs a quello della community, http://www.youtube.com/user/GoKickCommunity. scadenza: dicembre 2010.
3. updgrade a wordpress 3.0: di per sé dovrebbe essere indolore, ma il plugin che ho scritto ad hoc per sincronizzare il login su wordpress e sulla piattaforma di GoKick necessita di test seri prima di annunciare il buon esito dell'operazione. a rischio permessi e ruoli su wordpress. scadenza: fine luglio 2010.
4. archivio storico: tentativo di recuperare informazioni, testi, immagini e video riguardanti ogni singola iniziativa della community (partite, tornei, trasferte, grigliate, feste) secondo una dettagliata timeline dal 1° ottobre 2004 a oggi. scadenza: dicembre 2010.
5. operazione "mamma mia": trovare un metodo rapido, efficace e condiviso con gli utenti per raccogliere in breve tempo video e immagini di eventi legati alla community che altrimenti andrebbero persi in parte se non totalmente. scadenza: giovedì 22 luglio 2010, due giorni prima della grigliata GoKick, ottimo terreno di prova per questa nuova strategia.

questi i punti più importanti sui quali ci si concentrerà in queste settimane e nei prossimi mesi. molti altri punti sono stati affrontati e aspettano, nel tempo, modifiche e risposte:

• test dei permessi del forum da parte dei moderatori;
• riscrittura a parziale integrazione del regolamento del forum, a carico mio, scadenza: domenica 18 luglio 2010;
• creazione repository ufficiale per tutta la documentazione prodotta: loghi, documenti interni.

nuova metodologia di lavoro

la scelta dei collaboratori è essenziale. l'assegnazione degli incarichi permette alle persone di sapere cosa devono e possono fare, ma, soprattutto, dove non devono mettere le mani. senza una metodologia di lavoro non si va, però, da nessuna parte.

1. io sono il responsabile. non devo essere scavalcato, io devo sapere tutto. non è despostismo. se il progetto andrà in porto sarà (anche ma non solo) un mio successo. se il progetto fallirà, sarò io che avrò fallito;
2. nessuno, a parte il gruppo, blog può entrare nel backoffice e salvare dei posts, anche in bozza;
3. per inserire del testo occorre far pervenire un documento (esiste già il template) di approvazione al gruppo blog: titolo, contenuto, links utili, file multimediali da pubblicare; solo il gruppo blog può bypassare l'invio del documento e salvare direttamente all'interno della piattaforma;
4. il gruppo blog pianifica schedulazioni, pubblicazioni e annunci sul forum;
5. solo io posso pubblicare nel blog e sbloccare le bozze dei collaboratori;
6. solo io posso pubblicare variazioni nell'homepage di GoKick: nuovi video, banners, nuovi contenuti in rilievo.

i problemi in questi mesi sono stati tanti. a questo punto è difficile affrontarli ma occorre rimboccarsi le maniche, ci vuole molto rigore. forse il nuovo flusso di lavoro è troppo "burocraticizzato" con documenti e approvazioni a step. in un futuro potrebbe essere rivisto e modificato alla luce dell'esperienza e dell'evolversi dei bisogni della community. al momento, l'esperienza, fino ad ora problematica, ci ha suggerito questo: per frenare la confusione occorre mettere dei paletti chiari, condivisi e accettati da tutti.

vi terrò aggiornati con gli ulteriori sviluppi. :P

davide
gokick communication team - lord of darkness
grand bûcheron de la communication de gokick